פברואר 14, 2013

אין לי זמן !

"אומרים שהזמן עושה את שלו" –מכירים את המשפט הכ"כ מוכר הזה? אז כן , הזמן עובר ועובר לו בקצב שלו .
השאלה הנשאלת היא: מה אנחנו עושים בזמן שהזמן עושה את שלו ?

מחקרים מראים שיש קשר חיובי בין ניהול זמן נכון לתחושה של הצלחה והישג . לעיתים אנו טועים ונוטים לחשוב שכשאנחנו בעשייה תמידית אנחנו יעילים . לצערי ,לא תמיד עשייה רבה מעידה על ניהול נכון ויעיל של המשאב היקר ביותר – זמן !!!

בעולם המודרני לכל אחד מס' רב של כובעים ואנחנו מתפקדים במס' מישורים במקביל .
מציאות זו גורמת לתחושה שאנו במירוץ שאין ..... לו סוף .

לניהול זמן השלכות פיזיות , מנטאליות ורגשיות . אם נלמד לנהל נכון את הזמן נוכל להפחית לחצים פיזיים ומתחים נפשיים. להגביר את תחושת המסוגלות העצמית ,להיות מרוצים מעצמנו ומהישגנו, לפתור בעיות ביעילות והחשוב מכל ליצור איזון בין כל הכובעים : זוגיות , משפחה , קריירה וזמן לעצמי.

יש דחוף ויש חשוב וההבדל ביניהם גדול .
 השורש של דחוף הוא ד.ח.פ – הדחף לסיים את המשימה
או אפשר גם מהסוף להתחלה.. כן , כן פ.ח.ד – עשייה מתוך פחד .

השורש של חשוב הוא ח.ש.ב : ז"א עשייה מתוך חשיבה

בד"כ אנחנו מתעסקים ב"דחוף" והרבה פחות ב"חשוב" ואז אנחנו מוצאים עצמנו מותשים , חסרי אנרגיה ובעיקר מכבים שריפות והתחושה בד"כ של חוסר שליטה במצב .

לדוגמה :
טיפול במשברים – בד"כ דחוף וחשוב
איתור הזדמנויות – חשוב ופחות דחוף
שיחת טלפון נכנסת –דחוף ופחות חשוב
דואר פרסומי – פחות חשוב ודחוף

ישנם גזלני זמן פנימיים וחיצוניים .

הפנימיים קשורים בנו : עייפות , מחשבות מטרידות , פחדים , חוסר ארגון וקדימויות ,תכנון לקוי , דחיינות , חוסר משמעת עצמית , התעסקות בדברים שאינם מקדמים אותנו ועוד.

החיצוניים : טלפונים , מיילים , ישיבות מתארכות , שינויים בלוחות זמנים , דחיפויות של לקוחות , אי הבנות ועוד.

אם נדע להבחין ולאבחן מי הם או מה הם גזלני הזמן בחיינו יהיה לנו קל יותר לנהל את הזמן בצורה יעילה שתניב תוצאות רצויות .

כדי להיות פרקטיים כדאי שנתכנס למס' כללים שכדאי לקיים כדי להיות יעילים :

1. חשוב להתחיל את היום במשימות החשובות ביותר , אלה הממוקדות סביב המטרות החשובות שלנו, ולוודא בצהריים שבוצעו.
2. כדאי ורצוי לרכז משימות דומות ולטפל בהן באותו זמן .
3. לא לקפוץ ממשימה למשימה . כניסה למשימה חדשה מוציאה מהריכוז וגוזלת זמן .
4. כדאי להגדיר תאריך התחלה וסיום לכל משימה וכן להקצות לה זמן עבודה ביומן .
5. לשבץ משימות הדורשות ריכוז ו/או מחשבה לשעת הערנות המרבית .
6. לנצל ביעילות זמני ביניים ושעות "מתות" לביצוע משימות פשוטות וקלות יחסית עבורנו.
7. האצלת סמכויות - לתת לאחרים לבצע את מה שאין לכם בו יתרון או שהם יכולים לבצע לפחות טוב כמוכם .
8. בסוף כל יום לתכנן את יום המחר , לא לשכוח לשלב את ה"חשוב" שלא הספקנו היום .
וביום חמישי סגירת שבוע ותכנון השבוע שלאחריו .
9. להקציב זמן בלו"ז לטיפול בבעיות חריגות או בהפרעות חיצוניות.
לדעת לומר לא לגזלני הזמן ולהציע זמן חלופי מתאים יותר. 
10.לפני כל פגישה להגדיר במדויק את מטרותיה .
11.להתחיל פגישות בזמן ולהשתדל לסיים בזמן. כל עיכוב ולו הקטן משפיע על ניהול כל היום.
12.לא לקיים ישיבות כשאין הכרח, אם ניתן לסכם דברים בשיחה – כדאי ! 
13.הגדרת יעדים אישיים ומשימות לכל יום עבודה.
14.לזכור לתכנן חופשות ומנוחות בלו"ז כדי לייצר איזון בחיים.
ולסיכום:
מיקוד בדברים החשובים , ריכוז ומוכנות לתוצאות אלה הם מפתחות להצלחה בניהול זמן יעיל .

בהצלחה !

שלכם ,
ויק

אין תגובות:

פרסום תגובה